Reglamento del Archivo

CAPÍTULO I - DISPOSICIONES GENERALES

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Artículo 1. Definición

  1. El Archivo Municipal es un servicio público de carácter administrativo, especializado en la gestión y el tratamiento de la documentación, y en su custodia y divulgación. El Archivo Municipal administra, custodia y divulga el patrimonio documental del Ayuntamiento de Cartagena, en cualquier soporte y creado por cualquier medio.
  2. El Archivo Municipal depende, en cuanto a titularidad y gestión, del Ayuntamiento de Cartagena y figura adscrito al órgano determinado en el organigrama municipal, con la autonomía necesaria para el cumplimiento de sus especiales funciones.
  3. El Archivo Municipal está integrado funcionalmente por:
    1. El sistema de gestión de documentos electrónicos y de registros electrónicos
    2. Los archivos de gestión
    3. El archivo general
  4. El Ayuntamiento garantiza el mantenimiento y la promoción del Archivo Municipal y, de acuerdo con la legislación vigente, le atribuye las competencias siguientes: organizar y difundir el patrimonio documental municipal, garantizar el derecho a la información y regular el acceso a ella, facilitar la investigación y velar por la salvaguarda del patrimonio documental del término municipal.

Artículo 2  Del Patrimonio Documental que integra el Archivo Municipal

  1. El Archivo está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soporte material, producidos o recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones, así como los provenientes de personas físicas o jurídicas -públicas o privadas- que los hayan cedido a éste.
  2. A estos efectos, se entiende por "documento", toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen independientemente de la fecha, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los documentos electrónicos, nacidos en esta forma o fruto de una conversión desde otros formatos; así como los registros electrónicos, estén o no formados total o parcialmente por documentos electrónicos. Se excluyen de esta definición los ejemplares no originales de ediciones, los cuales formarán parte de la Biblioteca Auxiliar del Archivo, cuyas normas de funcionamiento acompañan a este reglamento.
  3. Constituye el patrimonio documental del Ayuntamiento el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos en el ejercicio de sus funciones por:
    1. Todos los órganos de gobierno y de la administración general del Ayuntamiento.
    2. Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Ayuntamiento, así como las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en el municipio, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios y que, previo informe del Archivero Municipal, aprueba el órgano municipal correspondiente.
    3. Las personas físicas que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.
    4. Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento.
    5. El Ayuntamiento mediante legado histórico o adquisición de terceros.
  4. Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la Administración municipal, está obligada a entregar los documentos que haya generado en razón de su cargo, al cesar en sus funciones.
  5. Asimismo todas las fundaciones, patronatos, servicios y empresas vinculadas al Ayuntamiento, deberán transferir al Archivo Municipal periódicamente la documentación que le afecte, debidamente organizada y relacionada.

Artículo 3  Las funciones del Archivo Municipal

  1. De acuerdo con las competencias establecidas en el apartado 4 del artículo 1 de este reglamento, las funciones del Archivo Municipal comprenden:
    1. La gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos
    2. La gestión documental
    3. El acceso a la documentación
    4. La protección y difusión del patrimonio documental.
  2. La gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos se atendrá, en su definición, funciones y ejecución, a cuantas normas, especificaciones, recomendaciones y buenas prácticas se aprueben, tanto a nivel nacional o comunitario como por el órgano municipal competente, oídos los técnicos del Archivo Municipal.
  3. La gestión documental incluye:
    1. Analizar e identificar la documentación administrativa
    2. Establecer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación, durante su gestión administrativa en los diferentes órganos auxiliares y departamentos de la Administración Municipal y controlar su aplicación
    3. Establecer criterios y normas para las transferencias y el ingreso de documentación en el Archivo General
    4. Efectuar las propuestas de conservación y eliminación de documentación, de acuerdo con las leyes y normas vigentes
    5. Marcar directrices para la correcta instalación de los documentos y establecer las condiciones idóneas que han de cumplir los locales de depósito
    6. Contribuir a la eficacia de la Administración Municipal mediante la elaboración de inventarios, catálogos, índices, repertorios y otros instrumentos de descripción documental que agilicen las búsquedas de documentos.
  4. El acceso a la documentación exige:
    1. Establecer las condiciones del préstamo de documentos para su consulta en las dependencias municipales y mantener un registro de documentos prestados
    2. Poner a disposición del público los instrumentos de descripción documental para facilitar el acceso de los usuarios a la documentación
    3. Garantizar el acceso y la consulta de la documentación a los investigadores, estudiosos y ciudadanos en general, en las condiciones determinadas por las leyes y normas en vigor.
  5. La protección y difusión del patrimonio documental implica:
    1. Promover la difusión del patrimonio documental del Ayuntamiento mediante exposiciones, publicaciones, conferencias, servicios didácticos y demás actividades encaminadas a mostrar y divulgar dicho patrimonio documental, que forma parte del patrimonio histórico de la ciudad
    2. Estimular la protección del patrimonio documental del término municipal, mediante propuestas de adquisición, donación o depósito y luchar contra su expolio, sin perjuicio de las atribuciones que la Ley otorga a la Comunidad Autónoma.
  6. Para el desarrollo de sus funciones, el Archivo Municipal deberá disponer de los medios y recursos adecuados y suficientes. Las zonas de trabajo y de depósito de documentación se consideran de acceso restringido y no podrán acceder a ellas las personas ajenas al Servicio, a menos que vayan acompañadas por algún miembro de su personal o en caso de fuerza mayor.