Reglamento del Archivo

CAPÍTULO IV - DE LA SELECCIÓN Y EL EXPURGO

Artículo 13.

  1. El Archivo Municipal elaborará unas normas de selección y expurgo, con el fin de evitar la proliferación de duplicados, minutas, circulares repetidas, fotocopias y otros documentos auxiliares en los archivos de gestión.
  2. La selección de documentos originales para su conservación o eliminación en el Archivo General, se realizará mediante aprobación del Pleno del Ayuntamiento a propuesta del Archivo Municipal y tras el informe pertinente de la comisión de selección y expurgo.
  3. En cualquier caso, corresponderá a la Consejería de Cultura y Educación de la Comunidad Autónoma establecer reglamentariamente, en conexión con la Comisión Superior calificadora de Documentos Administrativos del Estado, el procedimiento para determinar los documentos que deban ser o no objeto de expurgo.
  4. En tanto no se determine dicho procedimiento, la destrucción de cualquier documento público custodiado por el Archivo Municipal, deberá contar con la previa autorización de la Consejería de Cultura y Educación.
  5. El sistema de gestión de documentos electrónicos y registros electrónicos se regirá por su propio protocolo de evaluación, selección y eliminación, que será aprobado por el órgano municipal competente, con base en la normativa vigente y previo informe del responsable del sistema informático del Ayuntamiento.

Artículo 14. Comisión de selección y expurgo

  1. 1. Se creará una Comisión de Selección y Expurgo, órgano colegiado interdisciplinar, encargada de analizar los tipos documentales que genera la Administración del Ayuntamiento de Cartagena, para establecer los que deben conservarse y los que pueden eliminarse.
  2. 2. Los acuerdos de la comisión tendrán un carácter informativo y de propuesta.
  3. 3. Las funciones de la comisión serán:
    1. Analizar la documentación tramitada en el Ayuntamiento, delimitando los tipos y las series documentales y valorando éstas para determinar su valor informativo, administrativo, legal e histórico
    2. Definir el procedimiento al que habrá de someterse la tramitación de las propuestas de selección y expurgo formuladas por los jefes de las dependencias administrativas, así como los medios de ejecución material de la eliminación
    3. Elaborar recomendaciones e instrucciones para la realización de las tareas relacionadas con el proceso de selección y expurgo y asegurar la colaboración de las unidades administrativas
    4. Elaborar un Manual de documentación municipal que permita relacionar todos los tipos documentales, sus características y los términos de conservación.
  4. Los miembros que integran la comisión serán:
    • Presidente: El alcalde o, en su lugar, el concejal delegado del área de la que dependa el Archivo Municipal
    • Secretario: el jefe del Archivo
    • Vocales:
      • el archivero
      • el responsable de los archivos de gestión
      • un técnico designado por el área de Interior
      • el secretario general del Ayuntamiento o funcionario en quien delegue
      • dos doctores o licenciados en Historia contemporánea, designados por el Alcalde
      • de manera sucesiva, los jefes de las distintas dependencias municipales cuya documentación vaya a ser analizada.
  5. La Comisión se reunirá como mínimo una vez al año y en la primera reunión se establecerá el método de trabajo.
  6. Toda iniciativa encaminada al expurgo de documentos originales en los archivos de gestión, habrá de ser comunicada previamente al Archivo Municipal, el cual adoptará las prevenciones que en cada caso considere necesarias.